Coordinateur / coordinatrice des finances et de l'administration (80%)

A PROPOS DE L'OMCT

L'OMCT travaille avec environ 200 organisations membres qui constituent son réseau SOS-Torture, pour mettre fin à la torture, lutter contre l'impunité et protéger les défenseurs des droits humains dans le monde entier. Ensemble, nous formons le plus grand groupe mondial qui s’oppose activement à la torture dans plus de 75 pays. En aidant les voix locales à se faire entendre, nous soutenons nos partenaires sur le terrain et fournissons une assistance directe aux victimes. Notre secrétariat international est basé à Genève, avec des bureaux à Bruxelles et à Tunis.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du coresponsable du bureau de Bruxelles chargé des opérations. Ses principales responsabilités comprennent la gestion et le suivi des ressources humaines, y compris le paiement des salaires, et le renforcement de la capacité de gestion financière du bureau de Bruxelles, notamment par le traitement des paiements, la tenue des dossiers financiers et administratifs et la fourniture d'un soutien administratif général.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Administration et ressources humaines

En collaboration avec le codirecteur du bureau chargé des opérations et en étroite collaboration avec l'unité des ressources humaines à Genève, le gestionnaire veillera à ce que les tâches suivantes soient accomplies avec diligence :

• Superviser les processus d'intégration et de départs, y compris les dispositions logistiques.
• Assurer la liaison avec le secrétariat social (UCM) pour la gestion des salaires et des ressources humaines.
• Traiter les paiements mensuels des salaires, les cotisations de sécurité sociale, etc., et assurer la coordination avec l'équipe des finances pour garantir l'exactitude des registres de paie et des documents justificatifs.
• Assurer la gestion quotidienne des ressources humaines - y compris la tenue des dossiers des employés, la communication interne sur les questions de ressources humaines, la supervision des présences au bureau et le suivi des congés (à l'aide d'un logiciel interne de gestion des congés), et le soutien au personnel pour toutes les questions relatives aux ressources humaines.
• Veiller au respect de la réglementation en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail.
• S'occuper de la préparation, de la soumission et du suivi des demandes de permis de travail pour le personnel international.
• Veiller à ce que les politiques internes soient conformes au droit du travail belge et s'alignent sur le cadre global des ressources humaines de l'organisation, en étroite collaboration avec l'unité de gestion à Genève.

Finances et comptabilité

En lien étroit avec l'unité Finances à Genève, et en collaboration avec le comptable, le gestionnaire assurera les tâches suivantes permettant un fonctionnement harmonieux du bureau :

Paiements

• Effectuer les paiements liés au bureau et soutenir les collègues pour les paiements liés aux projets et veiller à l'exactitude de la saisie des données financières, en liaison avec le bureau de Genève.
• Tenir une caisse pour les besoins en liquidités du bureau, y compris les petits achats de bureau et les indemnités journalières des visiteurs.

Comptabilité / dossiers financiers

• Tenir des registres précis et actualisés des transactions financières dans la base de données interne de l'organisation et les transférer dans un logiciel de comptabilité.
• Effectuer des mises à jour mensuelles concernant les cartes de crédit, les salaires et les taux de change, en veillant à ce que toutes les pièces justificatives et les détails de la répartition des coûts soient complets.
• Assurer la clôture semestrielle des comptes, la vérification des comptes fournisseurs et le rapprochement des coûts salariaux entre la comptabilité et le récapitulatif UCM.
• Aider à la préparation des audits, en travaillant en étroite collaboration avec les collègues basés à Bruxelles et l'équipe financière à Genève.

Autres tâches : Logistique et supervision de l’administration de bureau

• Superviser les opérations logistiques du bureau, ce qui impliquera la supervision d'un rôle logistique.
• Contribuer à l'amélioration des processus et aider à rationaliser les flux de travail opérationnels.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme en ressources humaines, en finances, en administration ou dans un domaine professionnel similaire.
• Comptabilité belge (principes de base), gestion financière et ressources humaines (principes de base, coûts salariaux et législation belge).
• Au moins trois ans d'expérience dans la gestion de bureau, les ressources humaines, l'administration financière ou un domaine connexe.
• Maîtrise de Microsoft 365 (notamment Teams, Excel et Outlook) et expérience des bases de données financières ou des logiciels de comptabilité.
• Compétences linguistiques : maîtrise de l'anglais et du français ; le néerlandais est un atout.

COMPÉTENCES ATTENDUES

• Connaissance du droit du travail belge, de la réglementation en matière de sécurité sociale et des normes d'emploi.
• Capacité à s'adapter à l'évolution des besoins et des processus du bureau, à maintenir l'efficacité dans un environnement dynamique et rapide.
• Capacité à traiter des informations RH et financières sensibles avec la plus grande confidentialité et discrétion.
• Excellente attention aux détails et méthode de travail rigoureuse.
• Capacité à apprendre et à se familiariser rapidement avec de nouveaux processus et outils.
• Solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, y compris la capacité à entretenir des relations de collaboration avec des personnes d'origines ethniques et culturelles diverses.
• Esprit d'initiative et motivation : Être motivé et capable de faire preuve d'initiative et de travailler de manière indépendante dans des cadres convenus ; être motivé par l'obtention de résultats et l'accomplissement de tâches, et être responsable.
  

CE QUE NOUS OFFRONS

L'OMCT est un employeur qui prône l'égalité des chances.

Basé sur un taux de 100%, le salaire annuel brut pour ce poste se situe entre 45’600 et 49’200 EURO, en fonction du profil. L'OMCT offre une indemnité de repas (chèque-repas), 20 jours de vacances à partir de la première année et 25 à partir de la deuxième année.

Le salaire, le droit aux vacances et les avantages sociaux seront calculés au prorata de la charge de travail (80%).

CANDIDATURES

Les candidatures comprenant une lettre de motivation et un CV doivent être adressées au Secrétariat international de l'OMCT avec l'objet "Coordinateur/coordinatrice des finances et de l'administration", par courriel à applications@omct.org. Seuls les dossiers de candidature complets seront acceptés.

Date d'entrée en fonction : dès que possible

Date limite de dépôt des candidatures : les candidatures doivent être reçues au plus tard le 23 mars 2025. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception.